iStage

A ce stade du développement, nous avons invité tous les chefs de service à se rendre sur le site (https://2cycle-sante.sorbonne-universite.fr/) pour renseigner les contacts afin qu’ils reçoivent les messages depuis la plateforme. En effet, dorénavant, tous les éléments suivants transiteront automatiquement par la plateforme : affectations des externes, relance des validations de stage, autre information sur les stages... Les contacts seront tous les praticiens encadrants nos étudiants et nos externes, c’est-à-dire les universitaires, les chefs de clinique-assistants, les praticiens et assistants hospitaliers et les secrétaires. Le site est très intuitif mais pour faciliter encore son accès et son utilisation, le Dr Alice Jacquens, responsable de la plateforme au sein de la CSG (Commission des stages et des gardes), a élaboré un premier tutoriel. Celui-ci a été adressé à tous les services pour les guider dans les rubriques du site. En complément, une prise en main du site a été proposée lors de trois visioconférences en janvier durant lesquelles plusieurs services se sont connectés.

Actuellement et à ce stade de maturation de la plateforme, la moitié des services s'est  connecté et a commencé la prise en main qui leur permettra de recevoir les informations sur les prochains stages et de valider leurs étudiants. Ils ont ainsi rentré les données, les accès aux encadrants et la présentation de leur service en déposant des documents comme le contrat pédagogique de stage, les fiches de poste pour les DFASM3.

En effet, dès le prochain stage de DFGSM3, DFASM1 et DFASM2, la plateforme va permettre aux services de remplir les validations en ligne selon la grille de validation correspondant au stage et selon la liste des étudiants qui y sont affectés à une période donnée. Des relances automatiques rappelleront aux services de remplir ces validations directement sur la plateforme, car la validation sur feuille papier va disparaitre dans le même temps. La scolarité pourra ainsi automatiquement les extraire après la date limite. Les étudiants pourront y avoir accès et pourront éditer leur relevé de stages.

En raison de l’année universitaire déjà avancée, nous avons choisi de ne pas intégrer la promotion de DFASM3, étant également tenus par des délais nationaux pour transmettre leur validation du 2^e cycle.

Dans quelques semaines, la plateforme va continuer le déploiement de ses différentes fonctions et proposer l'appréciation des stages par les étudiants selon le formulaire spécifique au stage. Comme pour l’organisation précédente, la mise à disposition se fera après la fin du stage. Un bouton d'alerte en cas de difficultés dans un service enverra automatiquement l'appréciation (anonymisée) au vice-doyen responsable des stages. Ce bouton d'alerte sera toujours actif même en dehors de la période d'appréciation. Les appréciations seront consultables par les étudiants, les chefs de service et tous les encadrants pour assurer la meilleure diffusion dans les terrains de stage et la CSG. Les appréciations des étudiants seront envoyées automatiquement aux responsables des terrains de stages. À partir de ces évaluations, des alertes éventuellement reçues, la CSG va reprendre ses travaux d’analyse des évaluations, permettant de féliciter les stages et de travailler avec les stages en difficulté. Pour cela, il sera possible d'extraire automatiquement les services selon des critères portant sur la formation, l'encadrement, l'ambiance, etc... Ultérieurement, les autres fonctionnalités de la plateforme vont être développées progressivement : la gestion des gardes, le remplissage des conventions de médecine générale, les choix de stages.

Nous attendons de multiples bénéfices grâce au déploiement de la plateforme. Dans un premier temps favoriser les interactions entre les services et les étudiants, avec par exemple envoi de message pour l'accueil, pour l'évaluation de fin de stage, etc... Ensuite, simplifier les échanges entre les services et la scolarité pour la récupération des validations de stage, guider les étudiants dans leur choix de stage grâce aux présentations et aux contrats pédagogiques des services et aux appréciations des étudiants, permettre aux services de suivre leurs évaluations au fil du temps, améliorer la pédagogie et la formation pratique au sein des stages. Enfin, nous l'espérons, un gain de temps pour tous.

L’adresse du site est la suivante mais accessible par l’identifiant de votre service si vous recevez des externes : https://2cycle-sante.sorbonne-universite.fr/

Nous remercions tous les responsables de terrains de stage, ainsi que tous leurs collègues et les étudiants, pour leur patience car le déploiement des différentes fonctionnalités se fait progressivement et discrètement depuis presque un an. Mais la concrétisation est satisfaisante et la plateforme devrait énormément faciliter le processus de validation par les services hospitaliers.   

Jacques Boddaert, vice-doyen délégué chargé des stages et de la 6e année des études de santé
Marie-Christine Renaud, chargée de mission formation